临淄区人力资源和社会保障局关于建立临淄区企业职工“电子人事档案”的通知

临人社字〔2020〕18号

各参保单位（档案代存机构）：

为加强企业职工档案管理，扎实推进“放管服”和“一次办好”改革，实现“不见面审批”目标，根据淄博市人社局《关于为城镇企业职工建立“电子人事档案”的通知》（淄人社字〔2020〕66号）文件要求，现将我区建立“电子人事档案”有关事项通知如下：

一、建立电子档案的范围

临淄区参加企业养老保险的各类单位职工（含档案代存机构代管档案人员和已退休人员）。

二、电子档案的标准和内容

按照《中华人民共和国档案法》《山东省档案条例》《人事档案管理制度》等规定，电子档案的扫描、标准和内容按以下标准处理。

（一）电子档案扫描标准

1．拍摄、扫描图像格式为JPG、PDF。

2．采用彩色扫描、拍摄模式，扫描分辨率不低于200dpi，对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可将分辨率提高到300-400dpi，高拍仪不低于500万像素。

3．成像的图片必须与纸质材料大小吻合，减少除纸质材料外其余部分的拍摄。

4．图像清晰，无歪斜（图片倾斜应小于3度）、对比度适中。

5．图片顺序应与纸质材料顺序一致。

6．电子档案制作依据：档案著录规则GB3792.5-85文件；DA-T31-2005纸质档案数字化技术规范；GB/T 18894-2002

电子文件归档与管理规范。

（二）电子档案的内容

建立《职工个人信息表》，主要包括：姓名（曾用名），身份证号，档案最早记载出生时间，政治面貌，学历，最高学历及专业，参加工作时间，专业技术职务名称，干部（工人）身份，最高奖励情况（含授予部门、称号），受处分情况（含开除、自动离职等处分），符合条件的特殊工种职工从业情况（含从事特殊工种单位、工种名称、起止时间），户籍，个人账户前缴费历史维护（含审定的企业职工92年至95年缴费工资）。

按以下分类对档案进行整理，并建立《电子档案目录索引》：（1）履历材料；（2）自传材料；（3）鉴定、考核、考察材料；（4）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；（5）政审材料；（6）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；（7）奖励材料；（8）处分材料；（9）招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；（10）其他可供组织参考的材料。

其中，2020年前符合规定条件的特殊工种人员，对其档案中从事特殊工种的记载情况予以封定，对于档案中不能全面反映职工从事特殊工种信息的，经区人社局审核，可把职工从事特殊工种的相关原始辅助材料（如单位工资发放表、考勤表等）复印件一并纳入电子档案内容。此类材料归到第（10）类。未经封定并建立电子档案的，其档案不得作为办理特殊工种退休的依据。

三、电子档案的建立

电子档案的建立实行“集中部署、分步推进”的办法。

（一）各单位要全面清查保管的职工档案，统计档案相关信息，填写《建立电子档案职工花名册》。各单位应先统计2020年下半年需要办理退休（退职）手续的职工并将花名册电子版、纸质版（加盖公章）于5月底前报至区社会保险事业中心。1995年前参加工作的职工（含符合条件的特殊工种人员）花名册于2020年6月底前报送。剩余职工花名册于2020年12月底前报送。

（二）各单位应按照文件规定的电子档案的标准和内容，为保管档案的职工建立电子档案。各单位应将本单位职工电子档案数据及职工档案原件报送区社会保险事业中心审核，经工作人员审核无误后，电子档案数据汇入区人社局数据库。各单位自行建立电子档案确有困难的，可向区社会保险事业中心提出申请，纸质档案经审验后，由区社会保险事业中心聘请第三方机构集中扫描、录入。

（三）各单位应于2020年6月底前完成下半年需要办理退休（退职）手续职工的电子档案建立工作，申请由区社会保险事业中心代为录入的单位须于2020年5月底前将保管的职工纸质档案整理装订后报区社会保险事业中心审验；各单位应于2020年10月底前完成1995年前参加工作职工（含符合条件的特殊工种人员）的电子档案建立工作，申请由区社会保险事业中心代为录入的单位须于2020年7月底前将保管的职工纸质档案整理装订后报区社会保险事业中心审验；各单位剩余职工电子档案建立工作应在2021年6月底前完成。

四、相关要求

（一）强化主体责任。各单位是电子档案工作的第一责任人，要对档案的真实性和完整性负责。要严格按照市、区有关文件规定的时间、流程、标准诚实报送职工档案材料，加强职工（含档案代管人员）档案资料管理，确保职工的档案材料和辅助材料的真实性、准确性。

（二）建立抽查制度。区人社局对所采用的电子档案信息进行抽查，发现单位有弄虚作假行为的，将其列入违规企业黑名单和严重失信行为责任人名单，涉嫌违法犯罪的，移送司法机关处理。

联系地址：临淄区社会保险事业中心（临淄大道971号区政务服务中心1楼3号、4号窗口）

联系方式：0533-7177100

附件1：××单位建立电子档案职工花名册.doc

附件2：电子档案提报承诺书.doc

临淄区人力资源和社会保障局    　　

2020年5月15日